Čas strávený v zaměstnání se zdaleka nerovná množství efektivně odpracovaných hodin. Na tom se shodují jak HR specialisté, tak samotní zaměstnanci. Co nás v kanceláři každý den brzdí od práce?
Hluk
Je vědecky dokázáno, že nejrychleji provádíme jakoukoliv činnost, když se přesuneme do takzvaného stavu proudění – soustředíme veškerou pozornost jen na jednu věc, jsme jí pohlceni, žádné další podněty nás nebrzdí. Jenže především v open space kancelářích je rušivých elementů více než dost. Vadí především ty akustické, zejména pak srozumitelná řeč, jak potvrdila nedávná studie společnosti Cambridge Sound Management (CSM). Řešení problému přitom není nijak složité: existují speciální zařízení pro maskování zvuku, například technologie Sound Masking. „Jejím využitím se zvyšuje produktivita práce až o deset procent,“ říká Andrej Hronec, ředitel společnosti Audiopro, která CSM v ČR zastupuje.
Maily
Je už standardní říci během jediného telefonátu i několikrát „hoď mi to do mailu“. Množství zpráv i jejich délka (nezřídka se shrnuje prakticky celý hovor), tak neustále roste, což ještě umocňuje čím dál běžnější využívání telefonu pro psaní i čtení mailů. Podle serveru The Realtime Report zaměřeného na obchodní využití kontroluje průměrný zaměstnanec maily 36krát za hodinu a dostává jich 304 za týden. Pokud se snaží na každou zprávu ihned odpovědět, výrazně ho to ruší od souběžného zpracovávání reportu či analýzy, stav proudění se nedostaví. Mezi základní rady odborníků proto patří kontrolovat poštu v době „denní špičky“ jen v určitých intervalech (např. hodinových). Kromě toho samozřejmě výrazně pomáhá nastavit si se spolupracovníky maximálně efektivní mailovou komunikaci, kupříkladu nezapomínat na předmět zprávy či nedávat do kopie mailu i účastníky, kterých se vůbec netýká.
Meetingy
Množství času, který na nich strávíme, by se měl odrazit v hodnotě informací, jež si odneseme. Jenže to se – zejména, když jsou spojené s cestováním – neděje. Nemusí přitom jít o zahraniční cestu nebo výpravu napříč republikou, i pouhý přesun v rámci jediného většího města může výrazně zasáhnout do denního rozvrhu. Část pracovních cest se dá úplně nahradit videokonferencí, na níž se účastníci nejen kvalitně slyší, ale i vidí, mohou si posílat nejrůznější data, popř. si schůzku nahrát a poté sdílet s dalšími kolegy. „Videokonference Lifesize plně vyhovují aktuálnímu trendu – snadno a rychle. Jednoduchá je instalace i obsluha, můžeme je ovládat intuitivně, bez nutnosti přítomnosti a zkušeností IT specialistů,“ doplňuje Andrej Hronec.
„Využití moderních technologií zjednodušuje a urychluje práci, má ale i jiný efekt. Pro mnoho (zejména mladých) lidí je lákavé to, že mohou pro svou práci využívat zajímavé technické „hračky“. A to může často rozhodovat o volbě zaměstnavatele,“ říká Zuzana Lincová, ředitelka pracovního portálu Profesia.cz. „V profesích, které jsou na trhu žádané, je vysoký standard péče o zaměstnance čím dál tím běžnější, takže i příjemné pracovní prostředí a jeho vybavenost hrají při získávání kvalitních lidí nemalou roli.“